Microsoft Teams: vad det är, hur det fungerar och när det passar

Vad är Microsoft Teams?

Microsoft Teams är Microsofts verktyg för kommunikation och samarbete på jobbet.

Vi använder det för att samla chatt, möten, filer och gemensamt arbete i samma miljö. I stället för att växla mellan flera olika program kan teamet hålla mycket av det dagliga arbetet på ett ställe.

Teams är tätt kopplat till Microsoft 365. Det gör det enkelt att arbeta vidare i till exempel Word, Excel, PowerPoint och Outlook.

Kort sagt: Teams är en gemensam arbetsyta där vi kan prata, mötas, dela material och jobba vidare i dokument utan att lämna plattformen.

Hur Teams är uppbyggt

För att förstå Teams räcker det att känna till några grunddelar. När vi väl ser hur delarna hänger ihop blir verktyget betydligt lättare att använda.

Team och kanaler

Ett team är en grupp, till exempel en avdelning, projektgrupp eller ledningsgrupp.

Inne i varje team kan vi skapa kanaler för olika ämnen, arbetsområden eller projekt. Det gör det lättare att hålla ordning på diskussioner och filer.

Exempel på en enkel struktur:

• Team: Marknad
• Kanal: Kampanjer
• Kanal: Webbplats
• Kanal: Innehåll

Chatt

Utöver kanaler finns privat chatt och gruppchatt. Det passar bättre för snabba frågor som inte hör hemma i ett helt team.

Möten

Vi kan boka möten direkt i Teams, ansluta via länk och använda funktioner som kamera, mikrofon, skärmdelning och inspelning.

Filer

Filer som delas i chattar och kanaler sparas så att gruppen lätt hittar dem igen. Flera personer kan också arbeta i samma dokument samtidigt.

Vad vi kan göra i Microsoft Teams

Teams täcker flera vanliga behov i arbetsvardagen. Det fungerar ofta både som samtalsyta och arbetsyta.

Vanliga funktioner

• Skicka meddelanden i chatt eller kanal
• Hålla digitala möten med ljud och video
• Dela skärm under genomgångar och presentationer
• Samarbeta i dokument i realtid
• Dela filer med kollegor
• Få notiser om svar, uppgifter och möten
• Koppla ihop Teams med andra appar och tjänster

Om ni vill jämföra verktyg innan ni bestämmer er kan ni läsa mer om våra tjänster inom digital arbetsmiljö eller kontakta oss för ett upplägg som passar er.

Så kommer vi igång

Det går snabbt att börja använda Teams, särskilt om organisationen redan arbetar i Microsoft 365. Nyckeln är att börja enkelt och bygga vidare steg för steg.

Plattformar för Teams

Plattform	Hur det används	Passar för
Datorapp	Installationsbar app för Windows och Mac	Dagligt arbete
Webbläsare	Körs direkt i Chrome, Edge, Safari m.fl.	Snabb åtkomst utan installation
Mobilapp	App för iPhone och Android	Arbete på språng

Enkel start i 5 steg

1. Skapa eller aktivera ett Microsoft-konto eller arbetskonto i Microsoft 365.
2. Välj om ni främst ska arbeta i datorapp, webbläsare eller mobil.
3. Skapa team och kanaler utifrån hur ni faktiskt arbetar.
4. Bjud in deltagare och sätt tydliga behörigheter.
5. Testa möten, fildelning och notiser innan ni rullar ut brett.

Innan ni lanserar Teams i större skala kan det vara klokt att testa några grundfunktioner:

• Boka ett internt möte
• Dela skärm
• Ladda upp en fil
• Redigera dokument tillsammans
• Kontrollera notiser och behörigheter

Behöver ni stöd i införandet kan ni läsa mer om hur vi arbetar med förändring och införande eller boka ett möte med oss.

När Teams fungerar som bäst

Teams passar särskilt bra när vi vill samla flera arbetsmoment i samma verktyg. Det är ofta ett bra val för organisationer som redan har många delar av sitt arbete i Microsofts ekosystem.

Teams brukar passa bra när ni:

• redan använder Microsoft 365
• behöver både chatt och videomöten
• vill samarbeta i dokument utan att skicka versioner fram och tillbaka
• har projektgrupper som behöver tydliga arbetsytor
• arbetar på distans eller från flera kontor

Det betyder inte att Teams är rätt för alla. I mindre organisationer eller i verksamheter med enklare behov kan ett mer nischat verktyg räcka.

Fördelar och saker att tänka på

Det finns flera praktiska styrkor i Teams, men också några vanliga utmaningar. Ofta är det inte funktionerna som avgör om det fungerar väl, utan hur strukturen sätts från början.

Översikt

Fördelar	Att tänka på
Mycket samlat på ett ställe	Det kan bli rörigt utan tydlig struktur
Bra koppling till Microsofts övriga verktyg	För många notiser kan störa arbetet
Enkelt att växla mellan chatt, möten och filer	Nya användare kan behöva en kort introduktion
Fungerar på dator, mobil och i webbläsare	Behörigheter och filhantering behöver sättas upp eftertänksamt
Passar både små grupper och större organisationer	För många team och kanaler skapar lätt onödig komplexitet

Vi brukar se att införandet fungerar bäst när det finns enkla spelregler för hur Teams ska användas i vardagen.

Alternativ till Microsoft Teams

Teams är inte det enda verktyget på marknaden. Valet beror på hur ni jobbar, vilka system ni redan använder och hur stort behovet är av möten, chatt eller projektstyrning.

Verktyg	Styrka	Passar bäst för
Microsoft Teams	Chatt, möten, filer och Microsoft 365	Organisationer som vill samla arbetet i en miljö
Slack	Snabb och tydlig chatt	Team med fokus på löpande textkommunikation
Zoom	Videomöten	Verksamheter där möten och webbinarier står i centrum
Google Workspace	Samarbete i Googles verktyg	Organisationer som redan jobbar i Google-miljön
Asana	Projektplanering och uppföljning	Team med stort fokus på uppgifter och projektflöden
Webex	Möten och företagskommunikation	Större organisationer med höga krav på mötesfunktioner

Det viktiga är inte att välja det mest avancerade verktyget, utan det som passar arbetsvardagen bäst.

Vill ni ha hjälp att jämföra alternativ kan ni läsa våra guider och artiklar eller höra av er till oss för rådgivning.

Sammanfattning

Microsoft Teams är ett praktiskt verktyg för organisationer som vill samla kommunikation, möten och dokument på ett ställe.

För många verksamheter räcker det långt, särskilt om Microsoft 365 redan används. Samtidigt kräver ett bra upplägg tydlig struktur, rimliga regler och en enkel start för användarna.

Om ni funderar på om Teams är rätt val för er handlar frågan sällan bara om funktioner. Det handlar också om hur ni arbetar i dag, vad som skaver och vad ni faktiskt behöver få ordning på.

Nästa steg

• Läs mer om våra tjänster för digital arbetsmiljö
• Utforska fler guider i vår kunskapsbank
• Ta kontakt via vår kontaktsida för nästa steg

Steg för steg i bilder

Video: se stegen i praktiken