Bokningssystem på hemsidan: så låter du kunderna boka själva

Ett bokningssystem låter kunden välja tid själv dygnet runt, och du kopplar det till hemsidan med en knapp eller inbäddad kalender. Då slipper du svara i telefon med saxen i handen, mitt i en behandling eller på knä under ett handfat. Kunden ser lediga tider hemma i soffan på kvällen, och bokningen hamnar direkt i ditt schema.

För många lokala företag i Sörmland ringer telefonen som mest när det är svårast att svara. Möts kunden av röstbrevlådan går hen ofta vidare till nästa företag på Google. Med onlinebokning tar hemsidan hand om tidsbokningen medan du gör ditt jobb.

Välj mellan bokningssystem och formulär

Ett bokningssystem lönar sig vid fasta tider och priser, medan ett kontaktformulär räcker när du måste lämna offert först. Utgå därför från hur ett vanligt uppdrag ser ut i din vardag innan du tecknar ett abonnemang.

Salonger, kliniker och verkstäder arbetar nästan alltid med tydliga tidsblock. När vi bygger hemsidor för frisörer och salonger eller hemsidor för företag inom hälsa och friskvård är onlinebokning ofta navet på sajten. Kunden vet redan vilken behandling hen vill ha och vill bara hitta nästa lediga tid.

För en målare, en snickare eller ett städföretag ser behovet ofta annorlunda ut. Ett hembesök för fönsterputs eller en fast timtid för rådgivning passar bra i en bokningskalender. Större renoveringar, trädfällning eller löpande hemstädning kräver däremot att du först får veta yta, adress och önskemål.

Då fungerar ett kort och tydligt kontaktformulär på företagshemsidan bättre. Du kan även kombinera båda sätten på samma sajt. Låt kunden boka fasta småjobb direkt och styr större projekt till en hemsida byggd för fler offertförfrågningar.

Koppla bokningen till din hemsida

Du kopplar bokningen till hemsidan genom att länka en tydlig knapp till din bokningssida eller visa kalendern direkt på sajten. Båda sätten stöds av svenska bokningssystem som exempelvis Boka.se och Bokadirekt.

Det enklaste och mest driftsäkra valet är en bokningsknapp som öppnar din bokningssida. Placera knappen högst upp i menyn och direkt under beskrivningen av varje tjänst. När besökaren trycker på knappen öppnas tidsvalet i ett rent fönster anpassat för mobilen.

Det andra valet är en inbäddad kalender, ofta kallad widget, alltså en ruta från bokningssystemet som visas inne på din webbsida. Fördelen är att kunden stannar kvar på din sajt under hela bokningen. Nackdelen är att rutan kan ladda långsamt eller bli trång på mindre telefoner om koden är tung.

Oavsett metod går själva bokningen till i samma ordning. Kunden trycker på knappen på din hemsida eller på Google och väljer tjänst och ledig tid i mobilen. När kunden fyllt i namn och mobilnummer låses tiden direkt i din kalender så att ingen dubbelbokar. Efteråt skickar systemet en bekräftelse och en automatisk SMS-påminnelse före besöket.

Kontrollera villkoren innan du väljer

Granska månadskostnad, SMS-påminnelser, avbokningsregler, betalsätt och rätten att exportera ditt kundregister innan du väljer bokningssystem. Funktionerna heter ofta samma sak hos leverantörerna, men villkoren skiljer sig åt.

Gå igenom de här punkterna innan du bestämmer dig:

• Pris per månad: Kontrollera om månadskostnaden är fast eller om leverantören tar extra betalt per bokning och per medarbetare.
• SMS-påminnelser: Se till att systemet skickar automatiska påminnelser via SMS före besöket. En påminnelse i telefonen minskar risken för glömda tider och tomma stolar.
• Avbokning med tidsgräns: Bekräftelsen ska ha en länk där kunden själv kan omboka eller avboka fram till din valda tidsgräns. Då slipper du sena samtal och hinner ge tiden till någon annan.
• Betalning och Swish: Undersök om kunden kan betala med Swish eller kort vid bokningen. Kolla även om betalningen går att koppla till din kassa eller bokföring.
• Data utan inlåsning: Säkerställ att du kan ladda ner ditt kundregister och din bokningshistorik som en vanlig fil. Vill du byta system senare ska du kunna ta med dig din data.

Skydda kundernas personuppgifter vid bokning

Du ansvarar för kundernas personuppgifter i bokningssystemet och får bara samla in uppgifter som behövs för själva besöket. När kunden skriver in namn och telefonnummer gäller dataskyddsförordningen, förkortat GDPR, som är lagen för hur personuppgifter får hanteras.

Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, betonar principen om uppgiftsminimering, vilket betyder att du inte får samla in fler uppgifter än nödvändigt. Räcker namn och mobilnummer för att hålla en tid ska du inte kräva postadress eller personnummer. Var särskilt försiktig med öppna fritextfält inom hälsa, eftersom hälsouppgifter räknas som känsliga personuppgifter med extra hårda krav.

Enligt IMY måste du också radera personuppgifter när de inte längre behövs för bokningen eller för bokföringslagen. Eftersom leverantören lagrar kunduppgifterna åt dig räknas företaget som ett personuppgiftsbiträde, alltså en extern part som hanterar uppgifter för din räkning. Kontrollera därför att ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal ingår och att kunden ser hur uppgifterna används.

Aktivera Boka-knappen på Google Företagsprofil

Du låter kunder boka direkt från Google Sök och Google Maps genom att koppla bokningen till din företagsprofil. Det hjälper särskilt lokala företag, eftersom många stamkunder söker på företagets namn i mobilen för att boka direkt.

I Googles hjälp för Företagsprofilen finns olika sätt att visa bokningsknappen. Om din leverantör är ansluten till funktionen Boka med Google väljer du leverantören under menyvalet Bokningar i din profil. Då bokar kunden sin tid direkt på Google, och du ser bokningsstatistiken i profilen.

Använder du en egen bokningssida väljer du i stället Bokning under profilens länkar och klistrar in webbadressen. Har du flera länkar i profilen kan du markera din egen länk som rekommenderad av företaget. Byter du tjänst måste en tidigare leverantör enligt Googles regler ta bort sin tredjepartslänk inom fem dagar efter din begäran.

Vill du se hur bokningsknappen samspelar med omdömen och lokala sökningar kan du läsa vår guide om Google Företagsprofil för lokala företag.

Undvik vanliga misstag på mobilen

Det vanligaste misstaget med onlinebokning är att gömma bokningsknappen i en undermeny eller att använda en kalender som spricker i mobilen. Eftersom de flesta bokar tid från telefonen avgörs allt av hur enkelt flödet är med tummen.

Undvik de här vanliga fällorna på hemsidan:

• Bokningen gömd flera klick bort: Kunden ska inte behöva leta under Om oss eller längst ner på kontaktsidan. Lägg en tydlig knapp högst upp på startsidan och på varje tjänstesida.
• Ingen fungerande mobilvy: En inbäddad ruta med pyttesmå knappar eller dubbla rullningslister får besökaren att ge upp. Testa bokningen i din egen telefon enligt stegen för en mobilanpassad hemsida.
• Krav på konto och lösenord: Tvinga inte kunden att skapa konto och lösenord för en enkel tidsbokning. Namn, mobilnummer och en SMS-kod räcker.
• Hemsida och bokning låsta i samma paket: Bygger du hela hemsidan inne i bokningssystemet förlorar du både sajten och dina Google-placeringar om du byter leverantör.

För att slippa inlåsning bygger vi fristående hemsidor till småföretag i Astro, ett modernt verktyg som skapar snabba webbsidor av rena filer. Då äger du din egen hemsida och får en sajt som laddar direkt i mobilen. Vill du byta bokningssystem i framtiden byter du bara länken bakom knappen.

Källor

• Ställa in bokningar via en leverantör (Google Företagsprofil Hjälp). Hur du aktiverar bokningar via Boka med Google eller lägger till en egen länk.
• Länkar till lokala företag (Google Företagsprofil Hjälp). Hur du lägger in bokningslänkar på Google Sök och Maps samt tar bort tredjepartslänkar.
• Grundläggande principer enligt GDPR (Integritetsskyddsmyndigheten, IMY). Reglerna om uppgiftsminimering, lagringsminimering och öppenhet vid insamling av personuppgifter.
• Personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden (Integritetsskyddsmyndigheten, IMY). Varför företaget är personuppgiftsansvarigt och varför molntjänster räknas som personuppgiftsbiträden.
• Boka.se – Bokningssystem online och Bokadirekt. Exempel på hur svenska bokningssystem benämner tjänstesystem, kalendersystem och onlinebokning.