Företagsmail med egen domän – så skaffar du det

Du skickar offerter från en Gmail- eller Hotmail-adress och kunden undrar om det verkligen är ditt företag. Företagsmail med egen domän löser det: du behöver en domän (till exempel foretaget.se) och en mejltjänst som hanterar adresser som namn@foretaget.se. Resten är inställningar och ett provmejl. Kunden ser samma namn i mejlet som på hemsidan, och det känns mer som ett riktigt företag.

Så skaffar du företagsmejl

Välj adressen först. Vanligast är förnamn@ eller info@ på er domän. Håll det kort och lätt att säga i telefon. Om domänen inte är er än, börja med att förstå vad ett domännamn är och vad en domän kostar i längden.

Välj mejltjänst. De vanligaste spåren är Google Workspace, Microsoft 365 eller mejl som ingår i webbhotellet där hemsidan ligger. Alla kan ge e-post med egen domän; skillnaden sitter i apparna, lagring och hur ni redan jobbar. Känner ni redan till Gmail eller Outlook privat är motsvarande företagsversion ofta det enklaste.

Koppla domänen. Leverantören visar vilka MX-poster som ska in i DNS — domänens telefonkatalog och vägbeskrivning för inkommande mejl. Du lägger in posterna där domänen hanteras, ofta samma panel som webbhotellet. Ta bort gamla MX-poster som pekar någon annanstans, annars kan mejlen studsa eller delas mellan två system. Google beskriver steg för steg hur MX ska se ut för Workspace.

Testa innan ni byter visitkort. Skicka ett mejl till den nya adressen från ett privat konto. Skicka ett svar utåt till en kollega. Hamnar något i skräppost, justera innan kunderna märker det.

Ställ in mobilen. Appen från leverantören eller webbhotellet räcker oftast. Samma inloggning som på datorn — då följer företagsmejl med i fickan.

Varför det spelar roll för kunderna

Kunder jämför er med andra på några sekunder. En adress som matchar webbplatsen känns tryggare än en generisk gratismail från Gmail eller Hotmail. När offerten kommer från samma domän som kontaktformuläret på hemsidan behöver kunden inte googla om det är ni.

Mejlen hänger ihop med resten av er närvaro. Har ni eller planerar ni en enkel sajt, se vad som ingår i gratis hemsida för företag respektive vad en företagshemsida bör innehålla — då blir adress, webb och kontaktuppgifter konsekventa.

Det som oroar många

Gamla trådar behöver inte försvinna. Exportera eller importera via leverantörens verktyg, eller lämna det privata kontot öppet en tid under övergången.

Tekniken låter krångligare än den är. MX-poster är en checklista; supporten hos domän eller mejltjänst guidar ofta igenom det. Microsoft har en egen genomgång när domänen ska kopplas till Microsoft 365.

Flera personer i firman? Skapa en adress per roll eller anställd när ni växer. Börja med en — ni kan lägga till senare.

Hjälp på traven. Saknar ni tid att peta i DNS kan webbhotellet eller byrån som sköter domänen ofta lägga in MX-poster åt er om ni ger rätt värden från mejltjänsten. Spara ändå inloggningen till domänen i företagets namn så att ni inte låser in er.

Källor

• Konfigurera MX-poster för Google Workspace (Google)
• Lägg till en domän i Microsoft 365 (Microsoft)