Ge åtkomst till Google Företagsprofil – bjud in byrån utan lösenord

Skicka aldrig lösenordet till ert Google-konto när en webbyrå eller kollega ska hjälpa er med er Google Företagsprofil. Bjud i stället in personen via Personer och åtkomst direkt i Google Sök eller Google Maps. Då loggar hen in med sitt eget konto, och ni behåller ägarskapet på firman.

En elektriker i Eskilstuna, en frisör i Nyköping eller en byggfirma i Katrineholm vill ofta ha hjälp med att lägga in bilder, justera tider eller svara på omdömen. Många letar efter en särskild inloggningssida för det som förr hette Google My Business. Numera sköter ni profilen och alla behörigheter direkt i vanliga Google.

Hitta rätt meny i Google Sök eller Maps

Logga först in på det Google-konto som äger företagsprofilen och sök på ert företagsnamn i Google Sök.

När ni är inloggade på rätt konto syns er kontrollpanel ovanför sökresultatet. Ni når samma vy genom att söka fram företaget i Google Maps. I Google Maps-appen trycker ni på Företag längst ner till höger. Så beskriver Google hur ni hittar profilen.

Ser ni ingen kontrollpanel är webbläsaren oftast inloggad på ett privat konto i stället för företagets. Växla konto uppe i högra hörnet och sök igen. Saknar ni en profil helt börjar ni med vår checklista för Google Företagsprofil innan ni bjuder in någon annan.

Välj ansvarig till byrån och behåll ägare själv

Bjud in webbyrån eller medarbetaren som ansvarig och behåll rollen som primär ägare på företagets eget konto.

En ansvarig (som tidigare kallades platsansvarig) kan sköta hela det dagliga arbetet på profilen. Hen kan ändra öppettider, lägga in tjänster, ladda upp bilder, publicera inlägg och svara på recensioner. En ansvarig kan däremot inte lägga till eller ta bort användare, och kan inte heller radera profilen.

Som ägare har ni full kontroll över vilka som har tillgång till profilen. En profil kan ha flera ägare, men bara en primär ägare. Den primära ägaren kan inte ta bort sig själv förrän rollen har flyttats över till någon annan i Googles inställningar för primärt ägarskap.

I Googles tredjepartspolicy står det att företaget självt alltid ska stå som ägare. En extern byrå ska bjudas in som hanterare (ansvarig).

Bara den primära ägaren kan överlåta primärt ägarskap till en annan användare. En befintlig delägare kan enligt Google även ändra sin egen roll till primär ägare.

Bjud in en person steg för steg

Öppna menyn vid er företagsprofil och välj Inställningar för Företagsprofil och sedan Personer och åtkomst.

Gör så här för att skicka inbjudan enligt Googles hjälpsida om ägare och ansvariga:

• Gå till er företagsprofil i Google Sök eller Google Maps.
• Klicka på de tre prickarna (Mer) och välj Inställningar för Företagsprofil.
• Välj Personer och åtkomst.
• Klicka på Lägg till högst upp.
• Skriv in personens e-postadress.
• Välj Ansvarig (eller Ägare) under Åtkomst och klicka på Bjud in.

Den ni bjuder in får ett mejl och kan tacka ja direkt. När inbjudan är godkänd får ni en bekräftelse via e-post. Då kan personen börja hjälpa er med att uppdatera öppettider eller svara på Google-recensioner.

Alla nuvarande användare och väntande inbjudningar syns i samma lista. Vill ni ångra en inbjudan innan mottagaren har svarat klickar ni på den under Väntande och väljer Avbryt inbjudan.

Vanliga hinder vid inbjudan

E-postadressen ni bjuder in måste vara kopplad till ett eget Google-konto. Det behöver inte vara en Gmail-adress. En vanlig företagsadress som namn@ertforetag.se fungerar utmärkt om personen har skapat ett Google-konto på sin befintliga e-postadress eller använder Google Workspace.

Google tillåter däremot inte att ni bjuder in en Google Grupp som ägare eller ansvarig. Om en byrå ber er bjuda in en gemensam adress som support@ eller info@ måste den adressen vara ett riktigt Google-konto, inte en e-postgrupp.

Nya ägare och ansvariga har dessutom en säkerhetsspärr under de första sju dagarna. De kan redigera tider, texter och bilder samt svara på omdömen direkt. Under första veckan får de däremot ett felmeddelande om de försöker ta bort andra användare, radera eller återställa profilen eller flytta primärt ägarskap. Ska ni sälja företaget eller byta primär ägare behöver ni därför lägga in den nya personen i god tid.

Ta bort åtkomst eller byt roll

Gå tillbaka till Personer och åtkomst, klicka på namnet i listan och välj Ta bort person när samarbetet är slut.

Endast en ägare kan ta bort andra användare eller ändra någons roll. Kan ni inte klicka på namnet beror det oftast på att ni själva är inloggade som ansvarig. Det kan också bero på att ert eget konto fortfarande är nytt.

När ni tar bort en byrå eller en tidigare medarbetare får personen ett mejl från Google och tappar direkt möjligheten att ändra i profilen. Allt arbete som redan är gjort – svar på kundrecensioner, uppladdade bilder och publicerade inlägg – ligger kvar på er profil. Det följer samma princip som i vår genomgång av avtal med webbyrå: företaget ska alltid kunna avsluta ett samarbete utan att bli av med sitt eget innehåll.

Om ingen på företaget kommer in längre

Begär ägarskap via Googles formulär om en tidigare anställd eller gammal leverantör står kvar som ensam ägare.

Vägen dit beror på om kunderna besöker er på plats eller om ni åker ut till kund, enligt Googles guide för att begära ägarskap:

• Företag med besöksadress (butik, salong, verkstad eller mottagning): Gå till business.google.com/add, skriv in företagets namn och adress och välj profilen i listan. Klicka på Begär åtkomst och fyll i formuläret. Nuvarande ägare får ett mejl och har tre dagar på sig att svara. Får ni inget svar i tid kan ni ofta gå vidare via länken i bekräftelsemejlet och verifiera profilen själva.
• Företag med serviceområde utan besöksadress (till exempel hantverkare eller städfirma som utgår hemifrån): När gatuadressen är dold går det inte alltid att söka fram profilen i formuläret. Då kontaktar ni Googles support, skriver Överför ägarskap av uppgifter i hjälpfältet och väljer Överlåt ägarskap av företagsuppgift som ärende.

När vi på Sörmlands Webbyrå hjälper lokala företag med sin synlighet på Google ber vi alltid om att bli inbjudna som ansvariga medan ni står kvar som primär ägare. Vill ni ha hjälp att gå igenom er profil och hemsida är ni välkomna att kontakta oss.

Källor

• Hantera ägare och ansvariga för din företagsprofil (Google Företagsprofil Hjälp)
• Överlåta primärt ägarskap av en företagsprofil (Google Företagsprofil Hjälp)
• Begära ägarskap av en företagsprofil (Google Företagsprofil Hjälp)
• Hitta ditt företag på Google (Google Företagsprofil Hjälp)
• Tredjepartspolicyer för Företagsprofil (Google Företagsprofil Hjälp)
• Skapa ett Google-konto med en befintlig e-postadress (Google-konto Hjälp)