Tillgänglighetsanpassa PDF – eller göra om dokumenten till sökbara webbsidor?

När DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) granskar kommuner och kommunala bolag är bristfälliga PDF-dokument en av de allra vanligaste anmärkningarna. På nästan varje webbplats ligger tiotals — ibland hundratals — årsredovisningar, taxor, policydokument, tekniska anvisningar och blanketter som låsta PDF-filer.

När kravet på att tillgänglighetsanpassa PDF-dokumenten väl landar på bordet ringer många en konsult som erbjuder manuell ”PDF-taggning” (PDF/UA) i Adobe Acrobat Pro. Problemet är att ni då betalar dyrt för att lappa ihop ett format som från början är byggt för pappersutskrift — inte för en mobilskärm.

Här visar vi varför det nästan alltid är både billigare, mer hållbart och betydligt bättre för era besökare att lyfta ut innehållet till riktiga, sökbara webbsidor (HTML) och bara behålla PDF-filen för utskrift.

1. Varför låsta PDF-filer är det största hindret på webben

En PDF-fil har en fast sidstorlek (oftast A4). Det fungerar utmärkt när dokumentet ska skrivas ut på kontorets skrivare, men skapar fyra omedelbara problem för besökaren på webben:

DIGG:s officiella webbriktlinje: ”Publicera i första hand information som vanliga webbsidor (HTML). Undvik att hänvisa användare till dokument i till exempel PDF-format för information som lika gärna kan presenteras direkt på webbplatsen.”

2. Före & Efter: Så ser skillnaden ut när en PDF blir en sökbar webbvy

Istället för att lägga 25 000 kronor på att handtagga en 60-sidig PDF-handbok eller årsredovisning som blir inaktuell nästa år, bygger vi en strukturerad, sökbar webbvy direkt på er webbplats:

3. Trestegsmodellen: Så städar ni upp bland era PDF-dokument

När vi hjälper en kommun, ett kommunalt bolag eller en större organisation med tillgänglighetsanpassning av dokument och webbplats går vi aldrig igenom alla gamla PDF-filer blint. Vi delar upp dokumenten i tre högar så att ni bara lägger pengar på det som faktiskt skapar värde:

Steg 1: Rensa och arkivera det som ingen längre använder

Lagkravet i DOS-lagen gäller som huvudregel dokument som publicerats från och med den 23 september 2018, samt äldre dokument som fortfarande krävs för ett aktivt ärende.

• Gå igenom dokumentmappen i ert CMS.
• Ta bort utgångna informationsblad, gamla kallelser och dubbletter.
• Om äldre historiska dokument måste ligga kvar av arkivskäl, samla dem tydligt och se till att er tillgänglighetsredogörelse har en enkel funktion där en besökare vid behov kan begära ut innehållet i ett tillgängligt format.

Steg 2: Bygg om ”levande” dokument och blanketter till HTML

Alla dokument som en invånare, hyresgäst, kund eller leverantör faktiskt ska läsa på skärmen eller fylla i bör bli vanliga webbsidor:

1. Blanketter: Ersätt utskriftsblanketter i PDF med enkla, tillgängliga webbformulär där varje fält har en riktig <label> och tydliga felmeddelanden.
2. Styrande dokument, taxor & handböcker: Bygg en kapitelindelad undersida med sökfält och innehållsförteckning så att besökaren kan länka direkt till rätt rubrik.
3. Årsredovisningar & hållbarhetsrapporter: Presentera VD-ord, förvaltningsberättelse, viktiga nyckeltal och resultat-/balansräkning som en lättläst webbvy — med den tryckta PDF-årsredovisningen som nedladdningsbar bilaga.
4. Ritningar & kartor: Kombinera zoombara bilder med en strukturerad textbeskrivning i HTML (se vår guide om tillgänglighet för fastighetsbolag och energibolag).

Steg 3: Gör rätt i källfilen för de få PDF-filer som måste vara kvar

För den handfull dokument som verkligen behöver publiceras som fristående PDF (exempelvis ett formellt avtalsunderlag för utskrift) ska tillgängligheten skapas i originaldokumentet (Word eller InDesign) innan export:

• Använd alltid inbyggda formatmallar (Rubrik 1, Rubrik 2, Brödtext, Punktlista) — aldrig bara fetstil och större teckenstorlek.
• Ange dokumentets titel och språk (Svenska) i dokumentegenskaperna.
• Markera tabellens översta rad som upprepad rubrikrad och undvik sammanfogade celler.
• Lägg in alt-texter på diagram och markera dekorativa linjer/bakgrunder som Dekorativt (artefakt).
• Exportera med ”Skapa bokmärken med hjälp av rubriker” och ”Taggar för dokumentstruktur för hjälpmedel” ikryssat.

Tumregel för beställare: Om ni betalar en konsult mer än vad det kostar att bygga en riktig webbsida bara för att handtagga en enda PDF-fil i Acrobat — stanna upp. Bygger ni i stället en sökbar HTML-mall på webbplatsen kan ni återanvända samma mall år efter år.

Vill ni se hur vi kan göra om era tyngsta PDF-dokument till sökbara, lättlästa webbsidor? Läs mer om hur vi arbetar med tillgänglighetsanpassning av webbplats och dokument eller kontakta oss så tittar vi på era dokument och ger ett rakt förslag.

Källor

• Publicera i andra format än HTML – Webbriktlinjer (DIGG).
• Skapa tillgängliga dokument (PDF) – Webbriktlinjer (DIGG).
• Lag (2018:1937) om tillgänglighet till digital offentlig service (Riksdagen).